Sede física, virtual, digital o móvil destinada a contar con un espacio o canal que facilite la interacción del parlamentario o parlamentaria con la comunidad de su circunscripción o distrito, para garantizar el ejercicio de su función parlamentaria.
Podrán utilizarse exclusivamente para el cumplimiento de la función parlamentaria. Dentro de esta se incluyen las tareas de representación e interacción con la comunidad, además de los servicios gratuitos de información y orientación que se brinden y las diversas labores políticas propias del desempeño de su función.
Arrendamiento; consumos básicos; equipamiento; servicios de mantención; garantías; seguros; comisión de corretaje y otros:
En ningún caso se autoriza su utilización por parte de terceros para la entrega de prestaciones de servicios profesionales con fines lucrativos o cualquiera que se aleje del ejercicio de la función parlamentaria.
Se prohíbe facilitar, bajo cualquier modalidad, el uso de las oficinas parlamentarias a candidatos o candidatas a cualquier elección popular, partidos y movimientos políticos durante períodos electorales.
No se aceptarán, con cargo a este ítem, gastos por concepto de oficinas digitales o móviles, en el período que medie entre las 24 horas del nonagésimo día anterior a la realización de una elección parlamentaria y la fecha de ésta, respecto de aquellos parlamentarios o parlamentarias que hayan declarado candidaturas.
Podrán ser compartidos entre dos o más senadores y senadoras o dos o más diputados y diputadas.
Se financiará la renta de arriendo y comisión de corretaje en la medida que el inmueble esté exclusivamente dedicado al ejercicio de la función parlamentaria. Los inmuebles deberán localizarse en la circunscripción o distrito que representa el parlamentario. El contrato de arriendo de los inmuebles para el uso de oficinas será suscrito entre el arrendador y la corporación.
Dentro de los gastos asociados a este ítem se incluyen los relativos a la comisión de corretaje y garantía de arrendamiento. Este último gasto podrá prorratearse durante todo el año calendario en que se suscribió el respectivo contrato de arriendo.
Se prohíbe utilizar como oficinas parlamentarias inmuebles recibidos en comodato o préstamo de uso.
Los gastos asociados a este ítem deberán acreditarse mediante el respectivo contrato de arriendo; y la comisión de corretaje, mediante la respectiva boleta de honorarios, factura o boleta de servicios emitida por la oficina de corretaje.
Se incluyen dentro de este ítem los consumos básicos de los inmuebles utilizados como oficinas parlamentarias: electricidad, agua potable, gas, calefacción, gastos comunes, telefonía móvil o fija, internet y servicios de seguridad o vigilancia. En caso de que la oficina parlamentaria corresponda a un inmueble de propiedad del parlamentario o parlamentaria, registrada para tal efecto, los gastos originados en los consumos antes señalados podrán financiarse con cargo a este ítem de gasto, en la medida en que el inmueble se destina única y exclusivamente a atender la función parlamentaria.
Los gastos asociados a este ítem deberán rendirse mediante la boleta o factura de las empresas que prestan los servicios básicos, debiendo figurar la ubicación del inmueble en el respectivo documento de respaldo.
Será responsabilidad del parlamentario velar por el pago oportuno de estos servicios. En ningún caso pueden imputarse a este ítem los gastos derivados de multas y/o intereses devengados del cumplimiento tardío de la obligación contractual.
Este ítem incluye la adquisición de bienes indispensables para el adecuado funcionamiento de una oficina parlamentaria (comprende también la que se utiliza para estos efectos en la sede del Congreso Nacional), incluidos artículos de oficina, equipamiento computacional y electrodomésticos básicos, funcionales a esta labor.
Todos estos bienes deberán ser nuevos y pasarán a formar parte del activo fijo de la corporación y de su inventario central, el que podrá disponer de ellos al término del período parlamentario respectivo.
Los gastos asociados al equipamiento inicial ─aquellos realizados cuando se abre una oficina parlamentaria al inicio del período legislativo de que se trate─, se podrán prorratear durante todo el año calendario en que se suscribió el contrato de arriendo de la oficina. Estos gastos se acreditarán mediante la respectiva boleta o factura que dé cuenta de la adquisición de los bienes previamente detallados.
Con cargo a este ítem se podrán también contratar seguros a favor de la corporación para los bienes que se encuentran dentro del inmueble utilizado como oficina parlamentaria. Este pago se acreditará mediante la boleta o factura del seguro contratado, más la copia de la respectiva póliza.
Solo se podrán financiar con cargo a este ítem las reparaciones locativas; es decir, aquellas requeridas para el arreglo de los deterioros ordinarios ocasionados por el uso normal de un inmueble arrendado para servir como oficina parlamentaria, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 1927 del Código Civil. Este pago se acreditará mediante la respectiva boleta o factura que lo respalde y donde conste que se trata del inmueble destinado a oficina parlamentaria.
Por una sola vez, al momento de la instalación de la oficina parlamentaria ─y sólo cuando razones de eficiencia y eficacia en el uso de los recursos asociados a las asignaciones parlamentarias así lo justifiquen─, el Consejo Resolutivo de Asignaciones Parlamentarias podrá autorizar al parlamentario o parlamentaria para que incurra en gastos de habilitación de oficinas arrendadas. Lo anterior salvo alguna circunstancia extraordinaria, sobreviniente, que corresponda asociar a este ítem y no se encuadre dentro de una reparación necesaria –que siempre es de cargo del arrendador─ ni en una reparación locativa, que será de cargo del arrendatario y deberá imputarse al ítem “reparación de oficina parlamentaria”.
Dicha solicitud deberá ser fundada y ajustarse a exigencias de racionalidad y razonabilidad del gasto; además, deberá formularse de manera previa a la ejecución de los trabajos respectivos. Tratándose de labores de habilitación derivadas de razones de seguridad y protección (por ejemplo, casos de robo o hurto), la solicitud de habilitación podrá realizarse con posterioridad a los respectivos arreglos, en razón al carácter urgente de los mismos y siempre que se acompañe la respectiva denuncia. Lo anterior, sin perjuicio de las adecuaciones contractuales que deban realizarse para asegurar que estas habilitaciones no afecten en el futuro la debida recuperación de la garantía establecida convencionalmente.
Estos pagos se acreditarán mediante la boleta o factura que respalde el pago realizado, que necesariamente deberá estar asociado al bien destinado a la oficina parlamentaria. Igualmente, deberá acompañarse el oficio del Consejo Resolutivo de Asignaciones Parlamentarias que autorizó el gasto de habilitación respectivo.
Con cargo a este ítem podrán financiarse los gastos para proveer de materiales y artículos de escritorio a las oficinas parlamentarias, incluidos servicios de fotocopiado y arriendo de máquinas fotocopiadoras; así como los gastos de correspondencia, servicios de mensajería y encomiendas.
Estos gastos se acreditarán mediante la boleta o factura del proveedor, salvo que corresponda a insumos administrados directamente por la corporación o a servicios contratados por ella. En estos últimos casos, el consumo se controlará en función de los pedidos efectuados; y el servicio de correspondencia se gestionará conforme a las reglas del convenio suscrito por la corporación con el proveedor.
El arrendamiento de máquinas fotocopiadoras deberá acompañarse también del contrato celebrado con el proveedor.
Con cargo a este ítem podrá financiarse la provisión de servicios tales como aseo, limpieza de ventanales y arreglos de gasfitería. Estos gastos se acreditarán mediante la boleta de honorarios o prestación de servicios o factura de quien preste los servicios. Tratándose de prestadores de servicios menores ─que de acuerdo con el artículo 56 del Decreto Ley N° 825 de 1974, del Ministerio de Hacienda, Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios, no están obligados a extender boletas o facturas─, éstas se reemplazarán por un comprobante o recibo de pago.
Cada parlamentario y parlamentaria podrá disponer de un solo vehículo arrendado o propio para que haga las veces de oficina parlamentaria. Para ello es indispensable que se trate de un vehículo cuyas características permitan materializar la interacción con la comunidad de su respectiva circunscripción o distrito, de manera efectiva y eficiente. Esto implica que cuenten o se adapten de manera tal que su equipamiento, accesibilidad y conectividad garanticen una adecuada atención a la ciudadanía, como ocurre por ejemplo con las oficinas móviles de diversos servicios públicos.
Con cargo a este ítem se podrán financiar los gastos asociados a combustible, peajes, TAG y televías en que incurra este vehículo, en los mismos términos y sujeto a los mismos respaldos y restricciones que se contemplan en el ítem traslación.
En caso de vehículos arrendados se financiará el costo del arriendo, el que deberá contratarse con empresas establecidas y acreditarse mediante el respectivo documento, más la boleta o factura en que se identifique el vehículo arrendado. En ningún caso se permitirá financiar con cargo a este ítem contratos de leasing. El monto anual del arriendo se sujetará al límite establecido en el punto 5 del Oficio Presidencial N° 002, del 11 de febrero de 2019, sobre austeridad y eficiencia de los recursos públicos; o la normativa que lo complemente o reemplace.
Para estos efectos se entenderá por empresa establecida toda persona jurídica, independiente de la estructura societaria que tenga (Sociedad por Acciones [SpA.]; Empresa Individual de Responsabilidad Limitada [EIRL]; Sociedad de Responsabilidad Limitada; Sociedad en Comandita; Sociedades Anónimas), cuyo giro principal, de acuerdo al formulario F4415 del Servicio de Impuestos Internos, sea el arriendo de vehículos (código de actividades 711000); y que, en todo caso, deba haberse constituido como tal, a lo menos, con un año de anticipación a la celebración del contrato de arriendo de que se trate.
Tratándose de un vehículo de propiedad del parlamentario, ésta deberá acreditarse mediante la inscripción en el Registro Nacional de Vehículos Motorizados. Deberá acreditar, mediante los documentos respectivos, que cumple además de las exigencias previamente descritas, con los requisitos establecidos en el artículo 51, del Decreto con Fuerza de Ley N° 1 de 2007, del Ministerio de Transportes y Telecomunicaciones, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley del Tránsito (placa patente, permiso de circulación vigente y copia del seguro obligatorio de accidentes causados por vehículos motorizados). Respecto de este vehículo podrán reembolsarse los gastos de mantenciones por kilometraje, solo en la medida que se encuentren dentro del límite máximo de dos vehículos de propiedad del parlamentario, registrados para el apoyo de su función, sujetándose a las exigencias que en dicho acápite se establecen.
Con cargo a este ítem podrá financiarse el arriendo del servicio de oficinas virtuales (incluye servicios de domicilio tributario y dirección comercial; recepción de correspondencia; acceso a oficinas; estaciones de trabajo y/o servicios de wifi; atención telefónica y de secretaría), a través de las cuales el parlamentario desarrollará su función. Estos contratos siempre deberán suscribirse con empresas establecidas. Este gasto se acreditará mediante el contrato de prestación de servicios, acompañado de la respectiva boleta o factura.
Para estos efectos, se entenderá por empresa establecida toda persona jurídica, independiente de la estructura societaria que tenga (Sociedad por Acciones [SpA.]; Empresa Individual de Responsabilidad Limitada [EIRL]; Sociedad de Responsabilidad Limitada; Sociedad en Comandita; Sociedades Anónimas), cuyo giro principal, de acuerdo al formulario F4415 del Servicio de Impuestos Internos, sea el alquiler de bienes inmuebles amoblados o con equipos y maquinarias (código de actividades 681011); o actividades combinadas de servicios administrativos de oficina (código 821100 ) u otro análogo; y que, en todo caso, deba haberse constituido como tal, a lo menos, con un año de anticipación a la celebración del respectivo contrato.
Se incluyen dentro de este ítem el costo (por una sola vez) asociado al diseño y desarrollo de la página web de carácter interactivo; esto es, capaz de entregar respuestas inmediatas a las inquietudes o consultas formuladas por la comunidad. El derecho de autor o copyright de la página corresponderá a la corporación, pudiendo disponer de ella al término del período parlamentario respectivo. Este gasto se acreditará mediante el contrato de prestación de servicios acompañado de la respectiva boleta o factura.
Comprende los costos asociados a la adquisición e instalación de licencias de software o programas computacionales que eviten la intromisión, alteración, modificación y eliminación de la información contenida en la página web, los que serán propiedad de la corporación. Se deberá resguardar que el uso de software siempre cuente con la debida licencia, en los términos exigidos por la Ley de Propiedad Intelectual.
Aquí se incluyen los costos asociados a mantenciones del equipamiento computacional, en la medida que éstos se ajusten a criterios de razonabilidad, racionalidad y proporcionalidad del gasto que en ellas se incurra, a fin de resguardar el buen uso de los recursos públicos.
Incluye la contratación, por el período máximo del mandato del parlamentario, de espacios destinados al almacenamiento de información de manera permanente en servidores de internet, que permite acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier dispositivo móvil o fijo.
Los gastos contemplados en los literales j), k) y l) se acreditarán mediante la respectiva boleta o factura. Si la adquisición se efectuó por vía electrónica en el extranjero, la boleta o factura se reemplazará por el comprobante de la adquisición y el váucher de la tarjeta de crédito.
